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23.07.2004 Fax_4300-K01.fm
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Die Sende-/Empfangsprotokolle unterliegen dem besonderen Schutz des
Fernmeldegeheimnisses, weil hierüber der gesamte Telefaxvorgang nachverfolgt werden
kann. Sorgen Sie dafür, dass niemand unbefugt die Protokolle ausdruckt oder einsieht.
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Prüfen Sie die Empfangsberechtigung des angewählten Telefaxgerätes, wenn Sie
Kenntnis von einer Rufumleitung erhalten. Gegebenenfalls müssen Sie dies vorher
telefonisch mit dem Empfänger abklären.
■ Berücksichtigen Sie bei zeitversetzten Telefaxsendungen, dass diese möglicherweise
außerhalb der Bürozeiten beim Empfänger ankommen - und damit von Unbefugten
eingesehen werden können. Dies gilt vor allem bei Telefaxsendungen ins Ausland (andere
Ortszeit!).
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Benutzen Sie den Telefaxdienst möglichst nicht bei schutzbedürftigen Daten. Dies sind zum
Beispiel personenbezogene Mitteilungen, religiöse oder politische Anschauungen, sowie
Übermittlungen aufgrund von Arbeitsverhältnissen.
Wenn diese wegen Eilbedürftigkeit nur per Telefax übermittelt werden können, müssen Sie
durch besondere Vorkehrungen sicherstellen, dass die Sendung nur dem richtigen
Empfänger persönlich zugeht.
Kündigen Sie die Übermittlung vorher telefonisch an und vereinbaren Sie mit dem
Empfänger, dass dieser am Telefaxgerät auf den Eingang wartet. Dieses Verfahren müssen
Sie auch anwenden, wenn Sie der Empfänger sind, und Ihnen Daten per Telefax übermittelt
werden.
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Teilen Sie dem Empfänger mit, aus wieviel Seiten die Telefaxsendung besteht - und
geben Sie eine Telefonnummer für Rückfragen an. Dies können Sie einfach durch ein
vorangestelltes Deckblatt erledigen.
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Stellen Sie das Telefaxgerät nur in solchen Räumen auf, in denen sichergestellt ist, dass
ankommende Telefaxsendungen nicht unbeobachtet ankommen und von Unbefugten
entnommen oder eingesehen werden.
